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Publicado em: 06/12/2011

Saiba como se comunicar bem via e-mail

Pense na seguinte situação: um funcionário da área comercial está prestes a fechar contrato para oferecer serviços de um curso de gramática, porém envia a proposta por e-mail com diversos erros de português. Resultado da saia justa: o futuro cliente desiste da contratação e a empresa acaba prejudicada. O exemplo representa a falta de cuidado que o profissional teve ao trocar informações via e-mail no ambiente de trabalho. O e-mail é a representação do profissional na internet e qualquer deslize pode ser prejudicial. É preciso ter atenção redobrada em relação ao bom entendimento da mensagem que se quer passar. No contexto corporativo, um erro pode comprometer não só a imagem do profissional, como a da empresa.

A objetividade, a organização da mensagem, sua coerência e ortografia são pontos de atenção fundamentais para uma comunicação virtual eficaz.

E para evitar que erros e a falta de atenção resultem em saias justas e situações constrangedoras confira cinco dicas para usar o e-mail com bom senso e organização:
 
Dicas
Responda as mensagens com rapidez;
Programe sua assinatura automática em todas as respostas e encaminhamentos;
Ao final do dia exclua as mensagens sem importância e arquive as demais em pastas previamente definidas;
Utilize o recurso de “confirmação de leitura” somente quando necessário;
Evite mensagens do tipo “corrente”.

Importante:
Erros ortográficos/coerência
Esse tipo de erro denuncia a falta de preparo dos profissionais. Revise sempre a mensagem e utilize o corretor ortográfico para evitar saias justas.Antes de escrever um e-mail é preciso pensar em cada palavra e ter toda uma preocupação em transmitir a mensagem corretamente. Por isso, é importante também a revisão. O ideal é ler duas, três vezes para se certificar que está tudo claro.


Fofocas
O e-mail não é o local adequado para uma conversa informal. Evite fofocas sobre terceiros, em especial, colegas de trabalho. Primeiro, por uma questão de ética profissional e bom senso. Segundo, porque se a mensagem for lida por outra pessoa, não haverá o que temer


Fontes
Use uma fonte amigável, de fácil leitura, como arial, verdana, tahoma, trebuchet. Além disso, trabalhe com um corpo de letra entre 10 (mínimo) e 14 (máximo).


Gírias, palavras inteiras com letras maiúsculas, palavrões
As gírias são formas de falar, não são necessariamente erros, mas em situações formais devem ser evitadas. O uso de palavras inteiras com letras maiúsculas também se deve evitar, pois pode ser decodificado como uma agressão. O mesmo deve ser empregado para palavrões.


Não escreva e-mails quando estiver emocionalmente abalado
Se o profissional estiver irritado, por exemplo, ele pode enviar ou responder um determinado e-mail de forma inadequada, de maneira grosseira. Essa situação pode causar constrangimentos futuros e por isso deve ser fazer o possível para não cometer esse erro.


Objetividade
É importante zelar sempre pela objetividade. Procure organizar seu e-mail por tópicos a fim de contemplar todos os assuntos pretendidos. E lembre, a mensagem precisa ter necessariamente um começo, meio e fim.


Organização
Evite ficar com mensagens paradas em sua caixa de entrada. Crie o hábito de encerrar o dia de trabalho com ela vazia. Se algo ficar pendente, transfira para uma pasta específica, a qual deverá ser tratada já na manhã seguinte. Não utilize esta pasta de pendências como uma muleta para prorrogar o retorno dos e-mails.


Lado pessoal e profissional
Não use as ferramentas que a empresa disponibiliza para tratar de assuntos particulares. A qualquer momento o profissional pode ser fiscalizado. O ideal é habilitar um e-mail pessoal para essa finalidade.


Assinatura
Nunca deixe de assinar suas mensagens. E na assinatura, inclua telefone de contato apenas se estiver permanentemente disponível. Do contrário, mencione apenas o e-mail.


Assunto
O campo "assunto" ou "subject" é uma boa ferramenta para gerenciamento do tempo. Seu bom uso permitirá que a mensagem seja acessada mais rapidamente, respondida com prioridade e arquivada adequadamente. Mas cuidado, isso não significa que você deva fazer deste campo uma extensão do e-mail, com um texto muito amplo. Seja objetivo, sintético e preciso.


Destinatários
Antes de enviar o e-mail analise para quem de fato é destinada a mensagem. A falta de atenção pode resultar em postagens incorretas.


Fonte: UOL
Enviada por Dra. Norma Fiuza
Edição: F.C.
06.12.2011


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